Бизнес - мир постоянного движения. Это мир, в котором его участники обязаны приспосабливаться и работать в различных ситуациях и среде быстрого движения. Единственный документ или файл, доставленный точным и своевременным способом, может дифференцировать тонкую грань между отказом и успехом. Таким образом - скорость становится подлинным беспокойством.
Электронная документация обеспечивает освобождение от беспокойных графиков и назначений, разрешая ее пользователям точно завершить задачи, такие как сбор терпеливой информации и обеспечение договоров. Кроме этих удобных функций, общая система документооборота имеет намного больше достоинств, чем можно предположить.
1. Меньше бумаги
Возможно, самое большое преимущество электронной или цифровой документации – это отсутствие бумаги. Электронное документирование избавляет от любой необходимости использование бумаги, прикрепления скрепки, хранение файла, и факсов. Сокращая эти факторы, компания, которая использует эту систему программного обеспечения, также уменьшит расход денежных средств. Компаниям больше нет необходимости создавать заказы на поставку для бумаги, чернил, хранения и обслуживания факсов. Например, вы можете перейти на отправку факсов через интернет.
2. Управление данными
Среди других преимуществ система управления документами представляет удобные функции для работы с данными. Для каждого документа можно создать дополнительные метаданные, такие как время получения документа, автор и т.д., а затем организовать по этим данным поиск.
3. Простая модификация
Время от времени, документы требуют модификации. Эти модификации могут колебаться от простого информационного обновления до полного пересмотра документа. С электронной формой пользователи в состоянии отредактировать свои документы при необходимости.
4. Легкость доступа
Удобство, обеспеченное электронной документацией, заключается в том, что файлы с информацией могут быть рассмотрены почти на любом устройстве. Кроме того, пользователь может загрузить их в любом месте, где есть подключение к интернету.
5. Большая гибкость
Кроме разрешения, предоставляемого к документам сотрудникам компании, доступ можно предоставить также потенциальным клиентам и партнерам. Кроме того после внедрения электронной подписи появляется возможность визировать документы заключать настоящие контракты с клиентами в единой системе документооборота. Это удобно не только сотрудникам организации, но и ее партнерам.
6. Дополнительные преимущества
Другие преимущества, представляемые электронным документооборотом, состоят в возможности автоматизированной передаче сообщений. Эта функция позволяет немедленно рассылать всем заинтересованным лицам подписанный или согласованный документ. Еще один плюс - интеграция с внешними устройствами, например с фотокамерой. Пользователи в состоянии сделать фото и сразу загрузить его в базу данных.
Источник - http://www.orgtech.info/