Для того, чтоб организация конференции и этапы подготовки не превратились в утомительный процесс, агентство Prime Event поделится опытом и даст рекомендации для организаторов бизнес событий.
Сразу хотим сказать, что любая масштабная конференция требует в первую очередь опыта в организации, если же опыта нет, то лучше обратиться в агентство, которое возьмет на себя все организационные моменты и ответственность за мероприятие.
Для начала важно понимать, какое именно планируются мероприятие и какая целевая аудитория. Если внутрикорпоративная конференция, то это один формат, если бизнес событие для партнеров и дилеров — это другой формат, а если бизнес событие, на которое участники мероприятия купили билеты — это третий формат. И у каждого формата конференции — есть своя аудитория.
Советы при организации конференции:
1. Регистрация на бизнес мероприятиях.
Очень важно понимать, что любое массовое мероприятие не должно допустить большого скопления людей, создавая очереди и дискомфорт участникам. Для этого есть множество инновационных инструментов, которые позволяют проводить максимально быстро регистрацию участников. Списки участников на листочках — давайте оставим в прошлом))
В любом случае регистрация должна проходить в электронном формате, с помощью разных технологий. Таких как: QR-коды, штрих-коды, RFID системы и т.п.
2. Эмоциональная поддержка.
Не даем скачать гостям! В свободных паузах, между выступлениями спикеров — обязательно должны быть кофе-паузы или другой вид питания, в зависимости от формата конференции. Также можно и нужно сделать тематические фотозоны и игровые развлечения, в которых могут принимать участие все желающие.
3. Общение со зрителем.
Для того, чтоб зрителям было интереснее слушать спикера — нужно с ними взаимодействовать. Спикер должен не только строго провести доклад и все, а и отвечать на вопросы, а также можно шутить — юмор всегда приветствуется.
4. Держите зрителя, но не утомляйте!
Длительные лекции могут утомить зрителя. Лучше разбить выступления на блоки и давать время участникам пообщаться, сходить в туалет или на перекур. Блок выступления мы рекомендуем делать не более 1,5 часов.
Также можно разбавить спикера — ярким контентом или выступлением шоу-номеров, это поможет не только удержать внимание зрителя, а и создаст WOW-эффект.
5. Подарки участникам.
Мы рекомендуем сделать брендированные сувениры, которые будут полезны в быту, например: флешки, павербанки и т.п. — такой подарок будет дополнительно рекламировать Ваш бренд и его точно не выбросят после конференции. Не нужно дарить ручки, блокноты в качестве подарков, такую полиграфию Вы можете раздать только для заметок в процессе конференции.
А для того, чтоб мероприятие было организовано качественно, мы рекомендуем обратиться к профессионалам. Event агентство Prime Event — организовывает мероприятия с 2008 года, нашего опыта достаточно, чтоб организовать все на высшем уровне.